Behandling av personuppgifter för dig som är förtroendevald
Foto: Jenny Drakenlind/Scandinav bildbyrå
Här är information om vilka av dina personuppgifter vi behandlar för dig som är förtroendevald, samt för vilka ändamål.
Notera att du när som helst har rätt att invända mot en eller flera behandlingar av dina personuppgifter samt att du har rätt att när som helst begära information om vilka av dina personuppgifter som vi behandlar och för vilka ändamål. Kontakta något av kommunens dataskyddsombud om du har invändningar mot ett eller flera av ändamålen. Du har även rätt att lämna ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt.
Kontaktuppgifter till kommunens dataskyddsombud.
Lämna ett klagomål på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.
Personuppgiftsansvarig för behandlingen är kommunstyrelsen om ingenting annat specificeras.
Laglig behandlingsgrund
Vilka lagliga behandlingsgrunder som finns för behandling av personuppgifter bestäms i dataskyddsförordningens (GDPR) sjätte artikel.
Vår lagliga behandlingsgrund för behandlingen av dina personuppgifter är att vi behandlar dem som ett led av vår myndighetsutövning och för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Tabell med information om behandling
Följande tabell innehåller mer detaljerad information om hur vi behandlar dina personuppgifter.
Om du läser denna sida på en mobil enhet med liten skärm rekommenderar vi att du öppnar tabellen i länkad PDF-fil.
Tabell med information om behandling i PDF-format.
# |
Ändamål för behandling |
Personuppgiftstyper |
Mottagare av personuppgifter |
|
1 |
Ge allmänheten större möjligheter att identifiera förtroendevald |
Porträttfotografi (i förekommande fall) |
Allmänheten genom webbplats https://svedala.tromanpublik.se/ |
|
2 |
Ge allmänheten möjlighet att kontakta förtroendevald |
Medlemskap i politisk organisation Uppdragstyp För- och efternamn Privat e-postadress |
Allmänheten genom webbplats https://svedala.tromanpublik.se/ |
|
3 |
Ge förtroendevald ekonomisk ersättning för politiskt engagemang (arvodesutbetalning) |
Personnummer För- och efternamn Bostadsadress Löneuppgifter |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen, genom personal på HR-enheten och kanslienheten. Personuppgiftsbiträde Swedbank. |
|
4 |
Förvaltningen ska identifiera de förtroendevalda på ett korrekt sätt vid sammanträden |
Medlemskap i politisk organisation Uppdragstyp För- och efternamn Privat e-postadress Privat telefonnummer Bostadsadress Tjänstetelefonnummer (i förekommande fall) E-postadress till arbete (i förekommande fall) Porträttfotografi (i förekommande fall) |
Chefer, administrativ personal, sekreterare och registratorer som utför sitt arbete på uppdrag av personuppgiftsansvariga kommunstyrelsen, bygg- och miljönämnden, kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden, teknisk nämnd, utbildningsnämnden samt valnämnden. Vem som är personuppgiftsansvarig för den aktuella behandlingen beror på vilken nämnd den förtroendevalda gör sitt uppdrag för. Personuppgiftsbiträde Troman AB. |
|
5 |
Förvaltningen ska kunna ta kontakt med förtroendevalda |
Privat e-postadress Privat telefonnummer |
Chefer, administrativ personal, sekreterare och registratorer som utför sitt arbete på uppdrag av personuppgiftsansvariga kommunstyrelsen, bygg- och miljönämnden, kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden, teknisk nämnd, utbildningsnämnden samt valnämnden. Vem som är personuppgiftsansvarig för den aktuella behandlingen beror på vilken nämnd den förtroendevalda gör sitt uppdrag för. Personuppgiftsbiträde Troman AB. |
|
6 |
Förvaltningen ska kunna tillhandahålla digital infrastruktur för att förtroendevald ska kunna ta del av kallelser och sammanträdeshandlingar |
Personnummer Medlemskap i politisk organisation Uppdragstyp För- och efternamn Privat e-postadress |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen, genom personal på kanslienheten och IT-enheten. Personuppgiftsbiträde Visma Consulting. Personuppgiftsbiträde Apple Inc. behandlar elektroniskt verifierande uppgifter om den förtroendevalda hämtat ut en iPad från förvaltningen. |
|
7 |
Förtroendevald ska kunna genomföra digital votering (enbart för uppdrag i kommunfullmäktige) |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen, genom personal på kanslienheten. Personuppgiftsbiträde A i Kvadrat multimedia produktion Kommanditbolag. |
|
|
8 |
Audiovisuell sändning av kommunfullmäktiges sammanträden |
Audiovisuell framställning som återger förtroendevald Politiska åsikter Medlemskap i politisk organisation Uppdragstyp För- och efternamn |
Allmänheten genom webbplats https://www.svedala.se/paverka/politik-och-demokrati/moten-och-protokoll/moten-i-kommunfullmaktige/webbsandning-kommunfullmaktige/ |
|
9 |
Förtroendevald ska kunna delta på distans på vissa typer av sammanträden |
Audiovisuell framställning som återger förtroendevald Privat e-postadress |
Sammanträdesdeltagare. Vem som är personuppgiftsansvarig beror på vilken nämnd den förtroendevalda genomför uppdraget för. Personuppgiftsbiträde Microsoft. |
|
10 |
Förtroendevald ska få åtkomst till kommunhusets lokaler |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen, genom personal på IT-enheten. |
|
|
11 |
Förvaltningen ska kunna föra protokoll på ett sätt som är förenligt med kommunallagen |
Politiska åsikter Medlemskap i politisk organisation Uppdragstyp För- och efternamn |
Allmänheten genom att begära ut protokoll i enlighet med offentlighetsprincipen. Allmänheten genom webbplats https://www.svedala.se/paverka/politik-och-demokrati/moten-och-protokoll/ Vem som är personuppgiftsansvarig för behandlingen för detta ändamål beror på vilken nämnd den förtroendevalda genomför uppdraget för. |
|
12 |
Utlämnande av allmänna handlingar |
Politiska åsikter Medlemskap i politisk organisation Uppdragstyp För- och efternamn |
Allmänheten. Vem som är personuppgiftsansvarig för behandlingen för detta ändamål beror på vilken nämnd den förtroendevalda genomför uppdraget för. |
|
13 |
Förvaltningen ska ha en översikt över vem som har varit i vilka lokaler för att få bättre lokal- och inventariesäkerhet |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen, genom personal på IT-enheten. |
|
|
14 |
Förvaltningen ska ha en översikt över vem som har loggat in i vilket system för att få bättre informationssäkerhet och för att bättre kunna felsöka eventuella problem |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen, genom personal på kanslienheten och IT-enheten. |
|
|
15 |
Förvaltningen ska ha en översikt över vilka enheter som ansluter sig till kommunens nätverk för att få bättre informations- och IT-säkerhet och för att bättre kunna felsöka eventuella problem. |
Personuppgiftsansvarig kommunstyrelsen genom personal på IT-enheten. |
Elektroniska verifierande uppgifter
I tabellen över personuppgiftsbehandlingar används begreppet elektroniska verifierande uppgifter som en beteckning på en personuppgiftstyp. Detta begrepp syftar till den kombination av användarnamn och lösenord som tillsammans ger en förtroendevald åtkomst till ett eller flera system. Det vill säga de uppgifter som ger en elektronisk verifikation på att det är rätt person som försöker komma in i systemet eller systemen.
Elektroniska verifierande uppgifter #1
Elektroniska verifierande uppgifter #1 är en personuppgift som krävs för ändamål 6. Denna personuppgift utgörs av den förtroendevaldas användarnamn och lösenord som krävs för åtkomst till applikationen Ciceron Assistent.
Om den förtroendevalda kvitterat ut en iPad från förvaltningen för att ta del av sammanträdeshandlingar räknas även verifierande uppgifter från användningen av iPaden in i Elektroniska verifierande uppgifter #1. Verifierande uppgifter vid användning av iPad utgörs av den förtroendevaldes Apple ID samt SIM-kortnumret till det av förvaltningen tillhandahållna SIM-kortet.
Elektroniska verifierande uppgifter #2
Elektroniska verifierande uppgifter #2 är en personuppgift som krävs för ändamål 7. Denna personuppgift utgörs av den förtroendevaldas användarnamn och lösenord som krävs för åtkomst till applikationen Digidozer.
Elektroniska verifierande uppgifter #3
Elektroniska verifierande uppgifter #3 är en personuppgift som krävs för ändamål 9. Denna personuppgift utgörs av den förtroendevaldas användarnamn och lösenord som krävs för åtkomst till applikationen Microsoft Teams. Om förtroendevald ansluter i webbläsaren behandlas inga verifierande uppgifter för detta ändamål. Däremot kan Microsoft, oavsett om den förtroendevalda är inloggad eller inte, se information om den förtroendevaldas IP-adress och MAC-adress vid anslutning till ett Teams-möte.
Elektroniska verifierande uppgifter #4
Elektroniska verifierande uppgifter #4 är en personuppgift som krävs för ändamål 10. Denna personuppgift utgörs av det tagg-ID som är knutet till den tagg som den förtroendevalda använder för åtkomst till kommunhuset.
Metadata från tekniska processer
I tabellen över personuppgiftsbehandlingar används begreppet metadata från tekniska processer som en beteckning på en personuppgiftstyp. Detta begrepp syftar till de uppgifter som på programmatisk (automatisk) väg framställs som ett resultat av en teknisk process. I alla dessa fall rör det sig om så kallade loggar.
Metadata från tekniska processer #1
Metadata från tekniska processer #1 är en personuppgift som krävs för ändamål 13. Denna personuppgiftstyp utgörs av en logguppgift om vem som har taggat in sig i en lokal som kommunen äger eller har verksamhet i.
Metadata från tekniska processer #2
Metadata från tekniska processer #2 är en personuppgift som krävs för ändamål 14. Denna personuppgiftstyp utgörs av logguppgifter om när förtroendevalda har loggat in i applikationerna Ciceron Assistent, Digidozer, Microsoft Teams samt i operativsystemet iOS.
Metadata från tekniska processer #3
Metadata från tekniska processer #3 är en personuppgift som krävs för ändamål 15. Denna personuppgiftstyp utgörs av de olika logguppgifter som uppstår och lagras i olika nätverksloggar över kommunens nätverk. Dessa uppgifter består bland annat av, men är inte begränsade till, vilka enheter som har anslutit sig till nätverket och vilka datapaket dessa enheter har överfört och tagit emot under tiden de var anslutna till nätverket.
